Svi muku muče s pronalaskom majstora: Grad Zagreb rješava problem i priprema važan softver

Iako o tome razmišljamo samo ako moramo, i naša radna mjesta su prostori koji zahtijevaju redovito i preventivno održavanje. Kako ne bi došlo do stanja degradacije, valja pomno pratiti svaki iščupani kabel te svaku mrlju na zidu. Za takva i opsežnija održavanja, Služba za informacijski sustav i tehničke poslove Grada Zagreba sprema poseban softver preko kojega će se pratiti i najsitnije nepravilnosti. Sve o uspostavi novog sustava doznali smo od pročelnika Službe Dražena Lučanina i njegovog zamjenika Marina Lukasa.

Iščupani kabel, zamrljani zid, prekid struje ili loša internetska veza. Ovo su problemi s kojima se iz dana u dan susrećemo baš svi. Isti problemi ne zaobilaze ni gradske službenike.

Jeste li znali da o manjkavostima svake od zgrada Gradske uprave i mjesne samouprave, i to njih 300-tinjak, brine samo jedan gradski ured? Iako je ovaj posao nekada bio podijeljen na ‘sto strana’, danas sve popravke, ali i obrtničke radove i seljenja zbog potresne obnove organizira Služba za informacijski sustav i tehničke poslove.

Službu predvode dva čovjeka, pročelnik Dražen Lučanin i njegov zamjenik Marin Lukas, kvalificirani dvojac željan dovesti održavanje zgrada na neku višu razinu. S njima smo pričali o priznajemo, i za nas prilično nišnoj temi održavanja gradskih objekata. Saznali smo koji su problemi, ciljevi i planovi za budućnost.

Velika fluktuacija

Našli smo se u zgradi Gradskog poglavarstva, centralnom gradskom objektu u kojem djeluju svi gradski uredi, a hodnicima redovito cirkuliraju i građani. Velik protok ljudi iz dana u dan odražava se na ovo arhitektonsko djelo arhitekta Kazimira Ostrogovića na Trgu Stjepana Radića 1.

Sama činjenica da u objektu svakodnevno djeluje oko 830 gradskih službenika znači da su habanje i šteta s vremenom neizbježni. Iako se sprema velika obnova zgrade, bit će to složen proces, te se na njoj već radi kako bi se malo-pomalo izmijenile nepravilnosti u prostorijama.

Tu se postavlja pitanje – kako u ovako prostranom objektu sa masu hodnika i ureda prijaviti kvar, požaliti se na ogrebotinu na stolcu, mrlju na zidu ili pak ozbiljnije strukturne probleme? Lučanin i Lukas kažu kako je odgovor jednako važan za sve gradske zgrade, a u mnogima je stanje znatno gore.

Stanje na terenu

Cilj dvojca zaustaviti je degradaciju zgrada uspostavom sustavnog održavanja i suvremenog pristupa održavanju. No, prvo valja utvrditi stanje na terenu, odnosno detektirati svaki problem.

– Održavamo oko 32 objekta gradske uprave, oko 250 objekata mjesne samouprave, u što se ubrajaju zgrade mjesnih odbora, razne dvorane i ostali objekti. Objekti godinama nisu adekvatno održavani zbog čega su propali pa ih je prije početka sustavnog održavanja potrebno dovesti u ‘pristojno’ stanje, kaže Lučanin.

Odmah na početku, sugovornici upozoravaju kako je njihov ured relativno nov, jer je osnovan u mandatu aktualne gradske uprave pa se može reći da je i priča o održavanju novost i tu se valja snaći. Sektori za održavanje koji su nekada bili odijeljeni sada su svi objedinjeni u Lučaninovoj službi koja povezuje IT sektor s domenom održavanja da bi optimizirala brigu o gradskim zgradama.

Sustavno održavanje

Održavanje znači brigu o svemu od bravarije ili mrlje na zidu, do obuhvatnijih radova. Dok manje radove izvode gradski majstori, za veće se angažiraju vanjski suradnici.

– Tu su strojarski, građevinski, elektrotehnički radovi, održavanje informatičke mreže, računalne infrastrukture, namještaja i još štošta, objašnjava Lukas.

Sugovornici dodaju kako u ovom poslu postoje dva veća problema za koje im je cilj pronaći optimalno sustavno rješenje. Prvi je da su zgrade stare i neodržavane, a drugi što za manje poslove Gradu nedostaje unutarnjih kapaciteta.

Rješenje na obzoru

Za jedan od glavnih problema – prijave kvarova koja treba ‘teći’ ažurno da bi došlo do sustavnog održavanja rješenje bi moglo biti nadomak ruke. Doznajemo kako bi u tekućoj godini trebao profunkcionirati sustav Facility Management, napredni softver u kojemu će djelatnici svih gradskih ureda kao i ureda mjesne samouprave moći prijaviti manjkavosti prostora u kojima rade.

– Važan projekt na kojem radimo je sustav za Facility Management. To je računalni sustav u kojem će biti zavedeni svi objekti koje održavamo. U pitanju je moderan računalni sustav za prijavu kvarova, otklanjanja kvarova te za uspostavu periodičkog, preventivnog i proaktivnog održavanja – omogućava da održavate zgradu kao što održavate zrakoplove, slikovito opisuje Lukas.

Novi softver, doznajemo, sadržavat će tlocrte svih zgrada, na svakom katu. U sustavu će biti navedeno koji je namještaj u svakoj sobi, kakva informatička oprema te tko koristi pojedini ured, ali i niz drugih informacija.

Prijava kvara

Svaki kvar ili oštećenje moći će se prijaviti preko sustava. Sustav će potom poslati informaciju u Službu za održavanje, na što će službenici odlučiti hoće li domar popraviti kvar na lokaciji.

Kod popravaka se planira angažirati vlastite kapacitete poput vodoinstalatera ili drugih majstora koji na lokaciju dolaze iz radiona. Druga mogućnost je angažirati vanjske izvođače s kojima se sklapa ugovor za određenu vrstu radova, a radove se pokriva prema okvirnom sporazumu iz gradskog proračuna, okvirno definiranog u prethodnoj godini. Tu se dolazi do drugog problema – pitanja manjka majstora i obrtnika koji rade ‘pod’ Gradskom upravom.

Problem prošlosti

Za svaki manji posao na raspolaganju su proizvodni kapaciteti i majstori – stolari, vodoinstalateri i tapetari. Dok se Služba za popravke donekle može osloniti na vlastite snage, Lučanin i Lukas ističu kako im stanje zaostalo od prethodnih mandata gradske uprave po ovom pitanju ipak zadaje glavobolje. Trebaju riješiti ključni problem.

– U prijašnjim sustavima puno se više outsorcealo, odnosno išlo se za time da rade vanjski suradnici, a da unutarnji kapaciteti budu čim manji ili da ih nema. Mi sad ojačavamo svoje unutarnje kapacitete, koje moramo imati da bismo uspješno funkcionirali, objašnjava Lučanin.

Unutarnji kapaciteti

Grad danas nastoji izgraditi sustav u kojemu će se moći osloniti na vlastite kapacitete, umjesto da se za svaku sitnicu angažira vanjske suradnike. Tako, osim što pokreću novi softver koji će osnažiti održavanje, Lučaninova Služba teži ozbiljnom jačanju ‘iznutra’.

– Radimo na ojačavanju svojih unutarnjih kapaciteta. U ovoj godini nadamo se pokretanju natječaja za vodoinstalatere, električare, bravare i servisere klime. Želimo centralizirati uslugu majstora i obrtnika i imati ih na raspolaganju kadgod se desi kvar, kažu sugovornici.

U usporedbi sa sedam majstora s koliko Grad raspolaže, projekcija otkriva da bi ih trebalo biti 14. Predviđene električare, tapetare, vodoinstalatere ipak nije lako naći pa je ovo još jedan ozbiljan zadatak na dnevnom redu.

Naprijed oprezno

Bilo da se govori o softveru ili ojačavanju unutarnjih kapaciteta, sugovornici naglašavaju da promjene valja uvoditi postupno i strpljivo. Ništa se neće promijeniti preko noći, iako nije pogrešno reći da se spremaju velike stvari. U tom smislu na koncu valja vratiti se na tren na priču o novom softveru koji bi stvarno mogao ‘prodrmati’ sistem održavanja zgrada.

– Za Facility Management smo proveli javnu nabavu. Trenutno je na ugovaranju izvođač koji će postaviti sustav. Očekujemo da će to biti lansirano kroz 2025. i da će djelatnici dobiti pristup mobilnoj aplikaciji. Pokaže li se učinkovitim, Facility Management mogao bi imati široku primjenu, kažu sugovornici.

Dok se nagovješćuje širenje i za održavanje drugih važnih gradskih ustanova kojima upravljaju ostali uredi, poput škola i vrtića, Lučanin i Lukas ne zaletavaju se s basnoslovnim obećanjima. S prizemljenim entuzijazmom racionalno se nadaju najboljem, ali naglašavaju da će uspjeh najbolje pokazati vrijeme.

Ovdje pročitajte zašto se obnavlja zgrada Gradske uprave na Vukovarskoj ulici 56-60 te u kojoj su trenutno fazi radovi.